Só quem já recebeu uma fatura de energia elétrica e pertence ao grupo A sabe como costuma ser difícil entender todos os detalhes. Essas enigmáticas contas de energia são em sua maioria desprezadas pelos consumidores. Entretanto, são elas que possuem um bom potencial para um sistema de gestão de faturas.
É fundamental que você saiba que cada linha da sua tarifa de energia elétrica revela um padrão entre as faturas das 50 concessionárias de energia elétrica que atuam em nosso país, e as empresas que possuem vários ativos espalhados pelo Brasil precisam enfrentar um problema ainda maior. Isso porque, elas precisam saber lidar com os diferentes modelos de faturas e que na maioria das vezes não respeitam as regras básicas da ANEEL.
Quer saber como fazer para economizar com a gestão de faturas? Continue lendo e saiba mais!
Conheça o sistema de gestão de fatura
O gerenciamento de faturas é uma das maneiras mais rápidas e práticas para utilizar os dados a favor do seu negócio. As tarifas de energia costumam ser documentos que possuem diversas informações que são muito úteis. Mas ao mesmo tempo pouca coisa é tirada disso por conta da alta complexidade e da maneira zero intuitiva em que os dados são apresentados na conta.
Meu negócio precisa de um sistema de gestão de faturas? Como saber?
Alguns sinais farão com que você note se o seu negócio necessita de um sistema de gestão que automatize as suas faturas de energia elétrica. Saiba quais podem ser esses sinais:
- Faturas diferentes com diversos ativos;
- Você não reconhece as opções de fornecimento de energia disponíveis;
- Você nota que consegue negociar um contrato com mais benefícios para a sua empresa;
- Não sabe onde consegue oportunidades de eficiência energética para o seu negócio;
- Está desconfiado(a) que o cálculo da concessionária pode está sendo feito incorretamente;
- Está solicitando frequentemente a segunda via de faturas;
- Não conhece os encargos e impostos que constam em cada uma das contas.
Se você se encaixa em um desses exemplos, significa que está na hora de começar a buscar um sistema de gestão para as suas faturas!
Além disso, é importante que você saiba que existem diversos tipos de sistemas de gestão de faturas que vão desde os mais simples até os mais complexos. Contudo, é importante que você entenda que ao falarmos sobre sistemas, não estamos nos referindo a um programa ou sistema em específico. Mas sim a uma metodologia organizada que possui como objetivo tratar as suas faturas de energia e os dados que nela estão registrados.
Como organizar um sistema de gestão de faturas?
Existem várias formas de organizar um sistema de gestão de faturas. Entretanto, existem algumas maneiras mais fáceis de fazer isso onde ela pode ser dividida entre a organização, processamento e melhoria. Conheça o passo a passo:
Organização
Primeiramente, você deve coletar e organizar todos os dados. Esse é o processo inicial que se baseia em dois pontos, sendo eles:
- Receber ou arrecadar todas as faturas do negócio;
- Transformá-las em um arquivo (de preferência excel). Lembrando que cada empresa utiliza o seu próprio formato lhe gerando ainda mais conforto e praticidade.
Muitas empresas já realizam esse tipo de organização por motivos contábeis. Além disso, muitas vezes esse costuma ser um ponto de dor para alguns negócios, onde o controle e a organização são responsáveis por garantir que não aconteça um corte no fornecimento, por exemplo.
Ademais, um outro ponto considerado mais incomum e que acaba ocorrendo apenas com a grandeza de consumo elétrico (kWh) do período são os dados coletados e organizados que são usados no próximo passo.
Processamento
Um dos principais objetivos do processamento é a transformação dos dados que são coletados na sua empresa e transformados em informações úteis sobre os gastos com energia elétrica e que podem ser essenciais para tomar algumas decisões. Lembrando que esta etapa só pode acontecer se a etapa anterior for realizada com maestria.
Além disso, existem diversos elementos que podem ser explorados nessa etapa, especialmente após os dados já estarem disponíveis para o processamento.
Lembre-se que por mais que alguns tópicos pareçam mais simples, muitas vezes é necessário possuir um conhecimento técnico e principalmente a experiência do indivíduo que está desenvolvendo a análise. Um erro nessa etapa ou na coleta durante a fase de organização, pode acabar gerando prejuízos, por isso, é fundamental ter muita atenção na hora de confiar em um profissional/empresa para este processo.
Implementação
Na fase final o objetivo não é somente avaliar a implementação de cada oportunidade de economia descoberta na fase de processamento, como também reunir os aprendizados e as particularidades do processo para aprimorar as etapas anteriores.
Uma outra parte super importante dessa fase é a comunicação que deve existir entre todos os processos. Isto é, após avaliar todas as oportunidades possíveis, é a hora da empresa decidir se vai ou não implementar alguma delas. Além disso, quem cuida da etapa de processamento deve saber quais ações estão sendo tomadas, isso porque, uma nova atividade de verificação deve ocorrer na etapa de processamento. Isso vai garantir que o seu negócio está realizando o controle das reduções que devem ocorrer.
Nessa fase é fundamental realizar o uso de indicadores. Isso porque, na maioria das vezes as empresas abraçam uma oportunidade de melhoria e implementam, porém, no mesmo período, a produção acaba sofrendo um grande aumento.
Se você não tiver acesso a um indicador que realize a relação da energia elétrica com a produção, você não vai ter como saber se a redução realmente ocorreu e acabou sendo mascarada pelo aumento da demanda de produção. Ou seja, através dos indicadores você consegue equalizar situações como essa, além de conseguir ser muito assertivo na análise.
Como escolher uma empresa para realizar a gestão de faturas do meu negócio?
Tenha muito cuidado ao escolher alguma solução, especialmente se você optar por um sistema de gestão de faturas que seja externo. Isso porque, diversas empresas possuem tecnologias responsáveis por extrair dados de PDF, sendo considerado esse um serviço bem comum nos últimos anos. Entretanto, o segredo e o risco se encontram na parte de entender e destinar essas informações corretamente.
Isso porque, as regras brasileiras são muito complexas, já que cada empresa realiza de uma maneira, sem necessariamente um padrão e acaba recebendo mudanças todos os meses em suas estruturas de faturamento. Por isso, na hora de escolher vá em busca de uma empresa que seja totalmente focada em faturas de energia, dessa forma, você conseguirá evitar problemas futuros.
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